Elektronické schvalování – Cestovní příkaz a Vyúčtování cestovního příkazu

V aplikaci VERSO, která zajišťuje elektronický oběh dokumentů včetně schvalování a notifikování odpovědných osob, jsou nově dostupné elektronické formuláře

  • Ces01 – Cestovní příkaz a
  • Ces02 – Vyúčtování cestovního příkazu (podřízený záznam zakládaný se přes detail Ces01 pro zajištění vazby na schválený Cestovní příkaz).

Samotná tvorba cestovního příkazu a vyúčtování cestovního příkazu zůstává v nezměněné podobě v HR portálu dostupného na adrese zam.vse.cz. Po dokončení cestovního příkazu nebo vyúčtování cestovního příkazu v HR portálu nebude vygenerovaná PDF sestava fyzicky vytisknuta, ale pouze se tato sestava přiloží ke schvalovanému záznamu v aplikaci VERSO. Veškeré pokyny pro správné zadání a předání CP/Vyúčtování do schvalování jsou umístěny přímo na generovaných PDF sestavách z HR portálu.

Klíčové změny a novinky ve zpracování cestovních příkazů

  • Proces probíhá kompletně elektronicky od vytvoření cestovního příkazu a jeho schválení, až po vyúčtování cesty.
  • Odpadá papírový oběh mezi odděleními s jasným dohledáním, ve kterém stavu se elektronický proces nachází.
  • Veškeré přílohy cestovního příkazu (účtenky, faktury, jízdenky) budou předávány pouze elektronicky přes HR portál (zam.vse.cz). Originály účtenek ponechte na pracovišti po dobu 36 měsíců pro případnou interní nebo externí kontrolu.
  • Zrušení formuláře „Souhlas s použitím vlastního vozidla“ – sloučení se schvalováním cestovního příkazu v rámci oběhu ve VERSO.
  • Každý krok schvalování má jasně definovaného zodpovědného pracovníka.
  • V případě nečinnosti schvalovatele systém generuje automatické urgence.

Proces elektronického schvalování cestovního příkazu a vyúčtování

  1. Založení cestovního příkazu – vysílaný pracovník nebo pověřená osoba vyplní cestovní příkaz v HR Portálu.
  2. Vložení do VERSO – vysílaný pracovník nebo pověřená osoba vloží vygenerovaný formulář do systému VERSO – formulář Ces01 – Cestovní příkaz.
  3. Elektronické schvalování ve VERSO – cestovní příkaz schválí příslušní schvalovatelé dle nastavených pravidel.
  4. Zpracování EO – Ekonomický odbor převezme CP, provede kontrolu a případně zajistí vyplacení zálohy.
  5. Vyúčtování po návratu – vysílaný pracovník nebo pověřená osoba vyplní vyúčtování pracovní cesty v HR Portálu.
  6. Vložení vyúčtování do VERSO – vysílaný pracovník nebo pověřená osoba vyhledá již schválený CP v Ces01 – Cestovní příkaz a v jeho detailu pomocí tlačítka v pravém horním rohu vytvoří Vyúčtování pracovní cesty (Ces02).
  7. Elektronické schvalování vyúčtování CP ve VERSO – vyúčtování projde schvalovacím procesem.
  8. Finální zpracování EO – Ekonomický odbor zkontroluje doklady a dokončí zpracování vyúčtování CP.

Detailnější popis na samostatné stránce.

Aplikace VERSO je dostupná na adrese eis-verso.vse.cz, a to jen ze zařízení připojeného jako zaměstnanecké. Rovněž obecný návod k aplikaci VERSO je tímto způsobem přístupný.