Pracovní cesta


Pracovní cesta (konference)
Pro každý výjezd jak v rámci ČR, tak do zahraničí je třeba vyplnit a nechat schválit:

  • v rámci ČR cestovní příkaz pro tuzemské cesty;
  • v rámci výjezdu do zahraničí cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cesty.


Evidence pracovní cesty
V případě, že je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu, je povinen vyplnit a nechat schválit cestovní příkaz, a to před datem zahájení cesty. Schválený dokument je nutné doručit na EO. Pro vyplnění je nutné znát:

  • předpokládané data a časy zahájení a ukončení cesty;
  • způsob dopravy;
  • předpokládaný rozpočet pracovní cesty;
  • klasifikaci (zdroj) úhrady.

Po návratu z pracovní cesty je zaměstnanec povinen pracovní cestu vyúčtovat a schválené vyúčtování včetně příslušných příloh rovněž doručit na EO. Poskytování cestovních náhrad je upraveno směrnicí Pracovní řád (SR 2/2025).

Cestovní příkazy a vyúčtování cesty se vyplňují přes aplikaci Cestovní příkazy, která je součástí intranetových aplikací na zam.vse.cz. Do aplikace mají přístup všichni zaměstnanci VŠE pouze v rámci školní sítě z počítačů vedených jako zaměstnanecké nebo přes VPN. Vedoucí pracovníci mají k dispozici náhled na cestovní doklady svých bezprostředně podřízených (určeno dle systemizačního stromu). Na jednotlivých útvarech školy jsou určeni administrativní pracovníci, kteří mohou za ostatní zaměstnance svého útvaru připravovat doklady k pracovním cestám (informujte se u svého správce rozpočtu). Bližší informace k používaní aplikace naleznete v návodu k aplikaci.


Cestovní pojištění zahraničních pracovních cest
Detailní podmínky cestovního pojištění jsou uvedeny na samostatné stránce https://eo.vse.cz/pojisteni


Jak studenta vyslat na pracovní cestu?
Studenti (externí osoby) vyplní Žádost o založení externí osoby do personálního systému (příloha k SR 02/07 – Cestovní náhrady) a schválenou předají na MPO. Po založení do systému bude mít student přístup do aplikace Cestovní příkazy, kde si může sám vyplnit cestovní příkaz a po návratu z cesty i vyúčtování. Případně tyto doklady mohou za ně vytvořit pověření administrativní pracovníci (zpravidla sekretariáty). Pokud má student v době plánované pracovní cesty na daném středisku pracovněprávní vztah (např. DPP) není nutné Žádost vyplňovat.


Záloha na pracovní cestu
Zaměstnanec vyslaný na zahraniční pracovní cestu může zažádat o vyplacení zálohy. Zálohu na pracovní cestu je možné vyplatit dvěma způsoby:

  1. převodem na bankovní účet vedený v CZK, EUR nebo USD (č. bankovního účtu zadejte na kartě Příkaz do pole »Další pokyny, poznámky«);
  2. valutově (v EUR, USD, GBP, CHF) – šek je k vyzvednutí po předchozí domluvě na oddělení CP a bude proplacen na pokladně pobočky České Spořitelny v Jugoslávské ulici.

O zálohu na pracovní cestu požádáte vyplněním požadované částky zálohy na kartě Předp. nákl. – Součty, záloha do řádku s příslušnou měnou.


Jak zajistit jízdenku/letenku na pracovní cestu?
Osoba vysílaná na zahraniční pracovní cestu má možnost požádat EO o zabezpečení cestovních dokladů.
V aplikaci Cestovní příkazy při vyplňování Cestovního příkazu je třeba:

  • V kartě Povolení cesty v poli „Žádám o zajištění dopravy EO“ vybrat hodnotu Ano.
  • V kartě Náklady v sekci Ostatní náklady vyplnit předpokládanou maximální částku, kterou je možné za dopravu utratit. Do pole Poznámky uvést text „Doprava“.

Dopravu je možné závazně objednat až po dodání kompletně schváleného cestovního příkazu na EO.
Na e-mail cestaky@vse.cz může vysílaná osoba zaslat podrobnější informace k zajištění dopravy (konkrétní spoj nebo orientační termín odjezdu/odletu, místo odjezdu/odletu a příjezdu/příletu, dopravní prostředek). O mezinárodní letenku či jízdenku je třeba požádat alespoň 10 pracovních dnů (u cest do zámoří alespoň 1 měsíc) před nástupem na zahraniční pracovní cestu.


Použití vlastního auta na pracovní cestu
Použití soukromého vozidla podléhá vzájemné domluvě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, podmínkou je schválení užití vozidla prostřednictvím formuláře Souhlas s použitím vlastního vozidla pro pracovní cestu (příloha k SR 2/2025 – Pracovní řád). Zároveň je nutné mít platné školení řidičů referentů, které je k dispozici online přes LMS Moodle.

V případě první cesty vlastním vozidlem je před vyplňováním CP nutné dodat níže uvedené dokumenty (stačí emailem na cestaky@vse.cz), následně bude auto zaevidováno do systému a bude nabídnuto k výběru při vyplňování CP.

  • Technický průkaz: Před zaevidováním automobilu do systému a po každé technické kontrole nutno dodat kopii velkého technického průkazu s údaji o spotřebě, druhu paliva a zdvihovém objemu, a s viditelnou platností STK. Od roku 2024 nejsou vydávány tzv. „velké technické průkazy“, pokud tedy již zaměstnanec nedisponuje velkým technickým průkazem k vozidlu, dodává se malý TP s údaji o spotřebě, druhu paliva a zdvihovém objemu, a k tomu opis z Portálu občana s uvedením platnosti technické kontroly.
  • Havarijní pojištění: Povinnost sjednaného havarijního pojištění v době pracovní cesty. Pojištění musí krýt běžné havárie na vozidle. Zaměstnanec dokládá smlouvu o sjednaném havarijním pojištění.


Zaplacení konferenčního poplatku (vložné)
V případech, kdy organizátor vyžaduje zálohovou úhradu před konáním akce (není k dispozici faktura/daňový doklad), se pro platby v rámci České republiky používá formulář Příkaz k zaplacení vložného (příloha k SR 06/2008 – Systém řízené dokumentace). Pro platbu vložného do zahraničí se používá formulář Platební příkaz do zahraničí (příloha k SR 06/2008 – Systém řízené dokumentace) s uvedením čísla zahraničního cestovního příkazu.


Zahraniční organizátor akce vyžaduje potvrzení o zaplacení
Jako doklad o zaplacení zahraničního vložného slouží Potvrzení o platbě vygenerované z ekonomického informačního systému iFIS. Potvrzení o platbě Vám vydá Váš správce rozpočtu a je možné ho vygenerovat v českém nebo anglickém jazyce.


Proplacení cestovních náhrad
Po schválení řádného vyúčtování pracovní cesty jsou cestovní náhrady zúčtovány s případnou zálohou a proplaceny v nejbližším termínu výplat spolu se mzdou. Zůstatek nevyčerpané zálohy je v nejbližším termínu výplat sražen zaměstnanci ze mzdy.

Další informace, například k požadavkům na doklady, přerušení pracovní cesty, krácení stravného v případě poskytnuté stravy, začátku nebo konci pracovní cesty mimo místo výkonu práce, a další, naleznete v dokumentu „Pokyny a často kladené dotazy“.