Pracovní cesta

Pracovní cesta (konference)
Pro každý výjezd jak v rámci ČR, tak do zahraničí je třeba vyplnit a nechat schválit: v rámci ČR cestovní příkaz pro tuzemské cesty a v rámci výjezdu do zahraničí cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cesty.

Evidence pracovní cesty
Cestovní příkazy a vyučtování cesty se vyplňují přes aplikaci Cestovní příkazy, která je součástí intranetových aplikací na zam.vse.cz. Do aplikace mají přístup všichni zaměstnanci VŠE. Vedoucí pracovníci mají k dispozici náhled na cestovní doklady svých bezprostředně podřízených (určeno dle systemizačního stromu). Na jednotlivých útvarech školy jsou určeni administrativní pracovníci, kteří mohou za ostatní zaměstnance svého útvaru připravovat doklady k pracovním cestám (informujte se u svého správce rozpočtu). Bližší informace k používaní aplikace naleznete v návodu k aplikaci a v často kladených dotazech.

Jak studenta vyslat na pracovní cestu?
Studenti (externí osoby) vyplní Žádost o založení externí osoby do personálního systému (příloha k SR 02/07 – Cestovní náhrady) a schválenou předají na MPO. Po založení do systému bude mít student přístup do aplikace Cestovní příkazy, kde si může sám vyplnit cestovní příkaz a po návratu z cesty i vyúčtování. Případně tyto doklady mohou za ně vytvořit pověření administrativní pracovníci (zpravidla sekretariáty). Pokud má student v době plánované pracovní cesty na daném středisku pracovněprávní vztah (např. DPP) není nutné Žádost vyplňovat.

Jak zajistit jízdenku/letenku na pracovní cestu?
Osoba vysílaná na zahraniční pracovní cestu má možnost požádat EO o zabezpečení cestovních dokladů.
V aplikaci Cestovní příkazy při vyplňování „zjednodušeného předzaloženého dokladu“ (cestovního příkazu) je třeba:

V kartě Povolení cesty v poli „Žádám o zajištění dopravy EO“ vybrat hodnotu Ano.
V kartě Náklady v sekci Ostatní náklady vyplnit maximální částku, kterou je možné za dopravu utratit. Do pole Poznámky uvést text „Doprava“.

Vytištěný a schválený cestovní příkaz zaslat na EO (je podkladem pro finanční limit k zajišťované dopravě).
Na e-mail cestaky@vse.cz zaslat podrobnější informace k zajištění dopravy (konkrétní spoj nebo orientační termín odjezdu/odletu, místo odjezdu/odletu a příjezdu/příletu, dopravní prostředek). O mezinárodní letenku či jízdenku je třeba požádat alespoň 10 pracovních dnů (u cest do zámoří alespoň 1 měsíc) před nástupem na zahraniční pracovní cestu.

Plánuji jet na pracovní cestu vlastním autem
Použití soukromého vozidla podléhá vzájemné domluvě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, podmínkou je schválení užití vozidla prostřednictvím formuláře Souhlas s použitím vlastního vozidla pro pracovní cestu (příloha k SR 02/07 – Cestovní náhrady). Zároveň je nutné mít platné školení řidičů referentů, které je k dispozici online přes LMS Moodle.

Proplacení cestovních náhrad
Po schválení řádného vyúčtování pracovní cesty jsou cestovní náhrady zúčtovány s případnou zálohou a proplaceny v nejbližším termínu výplat spolu se mzdou. Zůstatek nevyčerpané zálohy je v nejbližším termínu výplat sražen zaměstnanci ze mzdy.

Zaplacení konferenčního poplatku (vložné)
V případech, kdy organizátor vyžaduje zálohovou úhradu před konáním akce (není k dispozici faktura/daňový doklad), se pro platby v rámci České republiky používá formulář Příkaz k zaplacení vložného (příloha k SR 06/2008 – Systém řízené dokumentace). Pro platbu vložného do zahraničí se používá formulář Platební příkaz do zahraničí (příloha k SR 06/2008 – Systém řízené dokumentace) s uvedením čísla zahraničního cestovního příkazu.

Zahraniční organizátor akce vyžaduje potvrzení o zaplacení
Jako doklad o zaplacení zahraničního vložného slouží kopie Platebního příkazu do zahraniční (příloha k SR 06/2008 – Systém řízené dokumentace), kterou Vám vydá Váš správce rozpočtu. Pokud potřebujete výpis z účtu, zašlete na uctarna@vse.cz číslo prvotního dokladu (viz sestava náběhy na akce) k dohledání a identifikaci platby.