Registrační list smlouvy
Formulář se základními údaji smlouvy uzavřené mezi VŠE a externím subjektem (mimo pracovněprávní vztahy) evidovanými do centrálního registru smluv VŠE je k dispozici v aplikaci VERSO.
Na odkazované stránce s formulářem je třeba kliknout na tlačítko s plusem, tj. „+ Pra01 …“, čímž dojde k otevření prázdného formuláře pro možné vyplnění ze strany uživatele.
Formulář je přílohou směrnice Systém řízené dokumentace (SR 06/2008).
Pravidla přístupu do aplikace VERSO jsou stejná jako pro přístup na zam.vse.cz, tj. z počítačů vedených jako zaměstnanecké nebo přes VPN.
Fáze zpracování
- iniciace žádosti v aplikaci VERSO
- vyplnění údajů formuláře
- vložení el. smlouvy (typ přílohy „Smlouva určená k elektronickému podpisu“) nebo skenu listinné smlouvy (typ přílohy „Sken smlouvy“) do příloh na záložce „Soubory“
- garant smlouvy je zadán iniciátorem
- formální a věcná kontrola, schválení údajů smlouvy
- schvaluje příkazce operace a správce rozpočtu dle zadaných zdrojů financování
- v případě více zdrojů financování schvalují všichni příkazci operace a správci rozpočtu každý zdroj financování ve své odpovědnosti
- osoba oprávněná k podpisu smlouvy (rektor, děkan, kvestor, statutární zástupci)
- smlouvu je možné podepsat za VŠE až po schválení finančních zdrojů (zákon o finanční kontrole – předběžná řídící kontrola před vznikem závazku) – tedy v momentě, kdy ji má v aplikaci VERSO ke zpracování podepisující
- Elektronická podoba smlouvy – na záložce „Soubory“ stáhnout elektronickou smlouvu (typ přílohy „Smlouva určená k elektronickému podpisu“) a el. podepsat, poté soubor zpět vložit do Souborů (typ přílohy „Smlouva elektronicky podepsaná“) a v aplikaci potvrdit, že je smlouva podepsaná
- Listinná podoba smlouvy – po vlastnoručním podpisu smlouvy v aplikaci potvrdit, že je smlouva podepsaná, smlouvu předat na Právní oddělení interní poštou
- Operace v aplikaci VERSO za podepisující osobu může provést i garant a iniciátor (tento postup se nabízí především v případě podepisování smlouvy oprávněnou osobou v listinné podobě)
- zajišťuje iniciátor registračního listu smlouvy nebo garant smlouvy
- nutnost zkontrolovat podepsání smlouvy všemi podepisujícími, případně zajistit podpis druhou stranou (v případě smlouvy v el. podobě nahrát kompletně podepsanou smlouvu v aplikaci na záložce „Soubory“
- předání kompletní podepsané smlouvy na Právní oddělení
- registrace smlouvy do iFIS (WebFIS), případně veřejného ISRS
- uvedení čísla smlouvy do aplikace VERSO